Legal Project Management para principiantes

INTRODUCCIÓN

En el ejercicio de la abogacía, resulta fundamental saber planificar y gestionar el tiempo, siendo muy importante para ello plantearse objetivos realistas que permitan realizar cada una de las tareas predeterminadas dentro de los márgenes horarios previstos.

Dado que en algunas ocasiones los Abogados no pueden calcular el tiempo exacto que van a emplear en algunas de sus labores diarias (por ejemplo, hora de salida del Juzgado, duración de reuniones con clientes…), es necesario establecer un margen de error razonable para no retrasar el resto de tareas establecidas para un día de trabajo, de tal manera que, en su caso, permitan avanzar o adelantar objetivos marcados para ese mismo día o, incluso, para días sucesivos. Y esto es así porque, en muchas ocasiones, la facturación dependerá del número de horas dedicadas a un asunto.

Es innegable que, tradicionalmente, el trabajo de los Abogados ha revestido un marcado carácter clásico en cuanto a los recursos utilizados para llevarlo a cabo y ha sido profundamente individualista, de tal manera que las habilidades y la implicación del Letrado eran directamente proporcionales a la satisfacción del cliente.

Sin embargo, con el crecimiento de las grandes firmas legales, la coordinación y el trabajo en equipo fueron ganando terreno en el ejercicio de la abogacía, lo que inevitablemente ha derivado en la necesidad de establecer plantificación, coordinación y control entre los miembros del equipo de trabajo.

Vista la necesidad de organización y gestión del tiempo de trabajo, desde hace algunos años, se han implementado metodologías y herramientas cuya finalidad es facilitar esta labor para los Abogados, desarrollando software, aplicaciones y programas informáticos capaces de gestionar el tiempo, lo que redunda en una mayor eficacia y eficiencia del servicio prestado por las firmas legales y ello, a su vez, en una mayor competitividad y en una mayor satisfacción de los clientes.

En este contexto, nace el Legal Project Management (Dirección de Proyectos Jurídicos), que ha demostrado poder reportar grandes ventajas competitivas en la labor diaria de los Abogados.

CONCEPTO DE LEGAL PROJECT MANAGEMENT

El Legal Project Management es un nuevo enfoque estratégico y organizativo que se traduce en la aplicación a la práctica legal de los conocimientos, técnicas y habilidades propios del Project Management. El Project Management es una disciplina que engloba organización, planeamiento, motivación y control de recursos con el fin de alcanzar los objetivos propuestos para realizar satisfactoriamente uno o varios proyectos dentro de las limitaciones establecidas, como pueden ser el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto.

En otras palabras, el Legal Project Management implica la combinación de software, herramientas y técnicas que permitan gestionar recursos materiales y personales de una forma ágil y rentable, con la finalidad de mejorar y agilizar las soluciones profesionales que ofrecen las firmas legales y de los departamentos jurídicos de las empresas.

Se trata de tomar en consideración el riesgo económico que representa un asunto para el despacho, los recursos que necesariamente deben emplearse durante el proyecto, los procesos que necesariamente han de ejecutarse, la complejidad de los mismos, así como una duración y presupuestos aproximados que permitan calcular el valor que puede suponer para el negocio, es decir, la rentabilidad que la firma puede obtener.

Esta metodología va orientada a aportar un valor añadido al cliente, pues en los últimos tiempos los Abogados se encuentran con perfiles de clientes cada vez más exigentes en cuanto al conocimiento anticipado de los costes del trabajo encomendado al Letrado y en cuanto a la minimización de tiempo en la realización de las tareas, pero sin desatender la calidad del trabajo.

La consecuencia inmediata del nuevo perfil del cliente desplaza a un segundo plano, e incluso fuera del mercado, a aquellos despachos que pretenden destacar por su alto nivel de cualificación, pues a día de hoy no se pone en duda que el profesional debe estar cualificado para desempeñar la labor encomendada.

LA FIGURA DEL LEGAL PROJECT MANAGER

En toda dirección de proyectos debe existir un director o responsable de la gestión del proyecto, al que llamamos Legal Project Manager.

Para una correcta realización de las funciones propias de un Legal Project Manager, debería contarse con un experto en control, en organización y asignación de recursos y en planificación presupuestaria, pues se trata de tener la máxima certeza posible en cuanto al trabajo a realizar, la distribución del mismo atendiendo a los recursos disponibles y el coste que va a suponer para el cliente. En consecuencia, el Legal Project Manager no tiene por qué ser un abogado, aunque resulta conveniente que, en cierta medida, conozca el mundo jurídico y cuáles son las necesidades existentes en el mismo en cuanto a la gestión de proyectos.

En este sentido, el Legal Project Manager debe tener, entre sus habilidades, la de conocer y entender cuáles son las pretensiones del cliente, es decir, qué demanda el cliente del Abogado contratado, y, al mismo tiempo, ser un colaborador o coadyuvante del abogado, liberándole de cierta carga de trabajo sin aminorar su creatividad y el valor jurídico y personal que como profesional pueda aportar al caso concreto.

LEGAL PROJECT MANAGEMENT ¿PUEDE APLICARSE A TODOS LOS DESPACHOS DE ABOGADOS O A TODAS LAS TAREAS DEL ABOGADO?

Naturalmente, debe hacerse balance del coste económico y de tiempo que supone el diseño y la organización de un proyecto para determinar si el Legal Project Management puede reportar beneficio en cualquier despacho de abogados o para el desarrollo de cualquier trabajo jurídico.

Expertos en la materia, como Anna Marra o Eugenia Navarro, consideran que el Legal Project Management es perfectamente aplicable a todo tipo de despachos, con independencia de su tamaño y de su volumen de negocio, siempre que los recursos y la tecnología empleados se adapten a la situación concreta de cada despacho. En cambio, hay quienes aún miran con cierto recelo la aplicación de esta herramienta a los pequeños despachos.

Partiendo de esta premisa, podría decirse que el Legal Project Management resulta beneficioso tanto para las grandes firmas, como para los pequeños y medianos despachos. No obstante, es cierto que puede resultar más útil y necesario en grandes firmas legales, las cuales, a menudo, se organizan en equipos de trabajo, áreas o departamentos y en las que el volumen de negocio suele ser importante, siendo en muchas ocasiones necesaria la coordinación entre diferentes grupos de trabajo o departamentos. En estos casos, el control y la planificación se convierten en esenciales para desempeñar con éxito el trabajo encomendado.

En cambio, los pequeños despachos suelen estar formados por un único abogado o por varios que trabajan de manera independiente, o en los que el volumen de negocio es razonable, pero no desmesurado, por lo que quizá aplicar el Legal Project Management podría suponer un elevado coste. Esto no quiere decir que un despacho de tamaño pequeño o mediano quede inmediatamente excluido de la aplicación del Legal Project Management, pues cualquier despacho puede aprovechar los beneficios que reporta esta metodología, si bien los recursos y la tecnología necesarios serán lógicamente menores que en una gran firma.

Asimismo, se ha de analizar la complejidad de los asuntos que a menudo lleva el bufete, pues siempre reportará una mayor rentabilidad cuanto mayor sea la complejidad de los casos debido a que los asuntos más complejos requieren una mayor planificación y del proceso a llevar a cabo para cumplir el objetivo marcado.

VENTAJAS DEL LEGAL PROJECT MANAGEMENT

Teniendo en cuenta el concepto de Legal Project Management y su aplicación a todo tipo de despachos y de disciplinas jurídicas, se pueden destacar las siguientes ventajas para las firmas legales:

• Equipara la práctica organizativa con la estrategia y cultura del despacho.
• Aporta mayor eficacia a la solución profesional dada por el Abogado.
• Permite generar respuestas más rápidas y flexibles.
• Ayuda a prever los costes y reducirlos, no solamente para el propio despacho, sino también para el cliente.
• Como consecuencia de la anterior, aumenta la satisfacción del cliente y su sensación de haber obtenido un valor añadido.
• Asignación de los recursos necesarios para la consecución del objetivo, permitiendo para ello distribuir responsabilidades y tareas entre todas las personas que ejecuten el proyecto.
• Reduce, e incluso en algunos casos elimina, el nivel de incertidumbre gracias a una correcta identificación y gestión de los riesgos.

CONCLUSIÓN

En definitiva, el Legal Project Management comienza a abrirse camino en el sector legal, al haber demostrado que reporta ventajas muy competitivas para las firmas legales al ser una herramienta de planificación y gestión que permite satisfacer las necesidades del cliente, optimizar los procesos de trabajo del Abogado y mejorar la comunicación entre cliente y Abogado.

A raíz de la interacción entre conocimiento, estructuras, procesos, entorno, tecnología, servicios y productos, se pretende trazar un plan de proyecto encaminado a la consecución de objetivos y responsabilidades, midiendo el progreso a lo largo de todo el proyecto y permitiendo conocer los aspectos que necesitan mejorarse.

Por lo tanto, las claves de esta herramienta son definir, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto. Un minucioso estudio y desarrollo de estas cuatro fases de la gestión del proyecto va a suponer, con un escaso margen de error, que el despacho se ajuste al nuevo perfil de cliente, mucho más informado por las facilidades que ofrecen para ello las nuevas tecnologías, mucho más sensible al precio y mucho más exigente en cuanto a obtener un servicio inmediato de calidad que le aporte valor.

El Legal Project Management es un aliado para las firmas de abogados, que deben conocer y querer sus ventajas, ya que finalmente se van a traducir en grandes beneficios para las propias firmas, no solo en cuanto a la optimización de la organización interna, sino también en cuanto a la captación y fidelización de clientes.