Diseño y dinámica de un bufete de Abogados. Por Pablo García

Un despacho de abogados debe apoyarse en unos objetivos que han de estar bien delimitados. En esta profesión, la base de operaciones -el despacho-  gira en torno a la asistencia y el asesoramiento sobre problemas jurídicos. Siendo una dedicación de relevancia los litigios ante tribunales.

Cuando se diseña un despacho se hace con la idea de que perdure lo más posible. La ubicación el diseño y la organización grupal son de vital importancia para este fin.  La complejidad de la sociedad tiende a reclamar de estos bufetes numerosas alternativas que obligan a trabajar en equipo.

• Diseño y estructura organizativa 

El orden jerárquico tiende a reducir la conflictividad. Funcionamiento que exige del grupo dinámicas de funcionamiento democrático. Es el modo en que el grupo delega, por cierto tiempo, diferentes funciones sin las cuales la empresa común no funcionaría. La idea de equipo con una Dirección, una Secretaría y unos vocales (resto del equipo) incrementan la fidelidad al mismo tiempo que contribuye a mantener viva la empresa. Sobre todo cuando sabemos que toda actuación tarde o temprano acaba repercutiendo en la economía.

La alternancia en los cargos y ostentando distintas responsabilidades aumentan la vinculación y el apego a la obra en común. Hace sentir que la empresa nos pertenece a todo(a)s.

Con vistas a una mejor atención al cliente, en lo material, se dispondrá un fondo documental.  Es el lugar para archivos. Los diferentes tipos de documentos (series), agrupados (secciones) observarán un orden jerárquico que todo el equipo estará estatutariamente obligado a conocer. Sistemáticamente se  operará sobre un inventario armonizado y regulado con su correspondiente calendario de  registro y conservación.

Con vistas a los procesos que implican la mediación y/o el arbitraje se aconseja la reserva de un espacio o una mesa redonda aislada de la dinámica general del despacho. Tal ergonomía facilita los procesos que requieran acuerdos.

• Dinámica funcional 

Tanto los recursos humanos como los materiales han de conjugarse  por cuanto que unos y otros se condicionan de modo importante. Son aspectos de funcionamiento de todo equipo humano la motivación, el liderazgo, la formación y la comunicación interna. Por todo ésto, un punto de partida es la búsqueda de todas esas características para sobre ellas poder edificar y agrandar el proyecto empresarial.

No se ha de descuidar que la gestión de los recursos humanos no son asuntos independientes del condicionante financiero. Por eso ambos aspectos han de quedar regulados por los estatutos internos de los que se ha de proveer la empresa. No es aconsejable el libre albedrío. No conviene dejar al azar qué inventariables y fungibles hay que priorizar; porque de estos depende gran parte de la dinámica de equipo.  Por lo demás, un modo de reducir los conflictos, sobretodo cuando se cruzan bajones en los ingresos, es proveerse anticipadamente de los medios necesarios de los que dependen las tareas a desarrollar.

• Formación continuada y actividad interna y externa

No sólo se  ha de contemplar la actualización en los cambios legislativos; también se incluirá la formación continuada sobre contenidos y habilidades para nuevas tecnologías, la incorporación de la inteligencia tanto artificial como emocional, así como los modelos de gestión. Entre los colaboradores externos siempre vendrá muy bien contar con profesionales para asuntos periciales (psicólogos, médicos, economistas, detectives, etc.).

Mediante seminarios (si se prefiere, reuniones) grupales, distribuidos a lo largo del año, se puede dejar claro que los éxitos y los fracasos son asuntos de todos, en responsabilidad solidaria. Son momentos en que se hacen vertidos informativos internos. Política de transparencia sobre la cual se propician, de modo colaborativo, las modificaciones que se estimen necesarias. Un fracaso, una deuda aunque sea personal, que se oculte durante mucho tiempo puede acabar causando serios daños a la funcionalidad y a la imagen de la empresa.

• La gestión financiera

Los análisis de la cuenta de resultado por fechas acordadas permiten conocer las ganancias y pérdidas derivadas del trabajo. Cada actualización financiera se corresponderá con la declaración por sociedad si es esta la modalidad escogida. Por ejemplo, el balance anual se podría acordar en fechas previas a la declaración de las rentas personales. Es muy pertinente diseñar un planning de puesta a punto para todo el año de la gestión financiera. A todos tranquiliza, por ejemplo, saber se dispone de un fondo común para contingencias imprevistas. Aquí, la transparencia aporta seguridad.

La contabilidad en términos de patrimonio neto y pasivo es parte de la dinámica de esa transparencia.  Se hará constar, por ejemplo, que la principal fuente de financiación es la provisión de fondos, genera ingresos y son garantía de actuación en  los procedimientos. Son cobros que están en función de la complejidad, la duración  previsible del caso, y la fidelidad de los clientes. Las minutas, como pagos iniciales, se detallarán en sus hojas de encargo, disponibles para todo el grupo. Los suplidos se registrarán en la  contabilidad como gastos extraordinarios. La iguala se reservará para  algún servicio que requiera seguimiento (p.ej., procuradores). Los acuerdos de cuota litis se aplicarán a casos de carácter favorable y sujetos a un porcentaje que se estimará en función de si se trata de empresas, problemas familiares o individuales.  La iguala la reservamos para las operaciones en que hayan   efectos derivados de  actuaciones fiscales. Sin olvidar las cuentas diferidas o pendientes. Por su parte los casos  “pro bono”, que se registrarán también, suponen una buena propaganda para el bufete.

• La promoción externa

La imagen en el mercado se proyectará, como no puede ser otro modo, a través de una cuidada ética vía webs (Instagram, blogs, LinkedIn ). Así un blog tiene su efecto positivo al dar a conocer novedades de interés y  actualidad.

Estudiado el mercado, y en linea con la política de transparencia, la publicidad sobre los honorarios, el tipo de servicios, la dinámica con otros colegas y otros profesionales, así como la divulgación por distintos  mass media (radio, prensa) contribuyen sin lugar a dudas en el efecto de llamada de clientes.

Para el abogado que se inicia, estos son aspectos que tomados en su conjunto contribuyen a reducir los riesgos de fracaso en el camino profesional emprendido.