4 Claves para gestionar los asuntos. Métodos de trabajo para Abogados

Hoy os presentamos algunas CLAVES PARA GESTIONAR ASUNTOS CON CLIENTES EN DESPACHOS DE ABOGADOS:

1. CREA TU PROPIA HERRAMIENTA DE TRABAJO

Al igual que un mecánico necesita sus herramientas para reparar un coche, o un cirujano necesita el instrumental médico para operar con éxito, un abogado necesita un sistema propio para gestionar los asuntos, esa es nuestra herramienta de trabajo.

Cuando empiezas de cero a montar un despacho, es fácil caer en el error de centrarte únicamente en captar clientes, o preocuparte por el espacio físico de trabajo, e infinidad de cuestiones, todas ellas importantes, pero no valoramos la importancia de utilizar una buena metodología de trabajo para gestionar bien los asuntos que llevemos en el despacho.

Al principio, cuando tenemos pocos clientes, vamos saliendo al paso conforme podemos, y como buenos profesionales resolvemos los temas sin mayor dificultad. El problema llega cuando el número de asuntos va creciendo, bendito problema, por cierto, pero es entonces cuando descubres que no puedes con todo, te has acostumbrado a trabajar de una manera que te limita el número de asuntos. A partir de cierto volumen tu sistema se sobrecarga y se te pueden pasar plazos, documentación, perder juicios por no dedicar el tiempo necesario a prepararlo, o lo peor de todo, perder clientes. En definitiva, supone un nivel de estrés que solo puede perjudicarte.

La solución es implementar un sistema de trabajo que te permita gestionar los asuntos de una manera cómoda, práctica y sencilla. Implanta una metodología que se adapte a tus necesidades, y cuanto antes mejor, así evitarás tener que cambiar hábitos viciados en el futuro.

Existen múltiples empresas y plataformas para gestión de despachos, las hay de todos los tipos y de todos los precios, pero yo recomiendo que si no dispones de muchos recursos para empezar en tu aventura profesional elijas un sistema casero, es decir, crea una cuenta en una nube digital (Dropbox, Google Drive, Icloud, OneDrive, etc.) y acostúmbrate a subir siempre toda la documentación escaneada, papel cero, hay apps gratuitas para escanear con el móvil y no perder un solo documento, esto te permitirá disponer de toda la documentación de cualquier expediente en cualquier momento y lugar.

Si dispones de algún software para gestionar tu despacho de abogados perfecto, te ahorrarás tiempo, pero si no te lo puedes permitir al principio, no tienes excusa, haz un listado de todos los asuntos en una hoja de cálculo estilo Excel que te permita tenerlo todo controlado, abre una ficha o crea una carpeta de cada cliente y anota lo relevante que vaya aconteciendo. De esta manera estarás preparado para asumir un gran número de asuntos teniendo toda la documentación en la nube y toda la información actualizada, lo que te permite trabajar también fuera del despacho, a la hora que mejor te convenga, accesibilidad desde cualquier dispositivo y sobre todo un mayor control del estado de cada asunto, pudiendo informar al cliente o hacer cualquier gestión en el momento que sea necesario.

2. APÚNTALO TODO. LA INFORMACIÓN ES PODER

Conforme aumenta el número de clientes, también aumenta la información que debemos recopilar, y dejarlo en manos de la memoria nunca es la mejor opción.

Una vez tengas instaurada tu herramienta de trabajo, tienes que dotarla de contenido. Anota absolutamente todos los datos que consideres importantes, cuanta más información mejor, incluyendo todas las actuaciones que se vayan realizando, todas las comunicaciones que hayas mantenido y cualquier dato que pueda servirte.

Supone una gran carga de trabajo, pero obtendrás ventajas a la hora de preparar la mejor estrategia, o a la hora de informar a tu cliente en cada momento, o cuando tengas que preparar algún juicio o redactar cualquier escrito, y sobre todo si trabajas con otros compañeros o tienes personal administrativo, evitarás tener que informar personalmente de todo.

Una buena opción es tener un protocolo sobre cómo guardar los documentos y qué nombre ponerles para que puedas encontrarlos fácilmente. Por ejemplo, puedes utilizar siempre los mismos patrones para nombrar a los documentos que creas: Primero “año”, luego “mes” y luego “día”. Si estamos guardando un documento el día 10 de abril de 2020 llamaremos a este documento “20200410”. Esto permitirá que los documentos se ordenen por criterio de antigüedad de forma automática permitiéndote ubicarlos rápidamente.

Otros consejos serían que en clientes empresa utilices siempre la denominación social (S.L.) para crear las carpetas; y que guardes los emails importantes de clientes también como documentos dentro de las carpetas de clientes. A veces buscar un email puede ser una locura.

De esta manera tendrás a tu disposición toda la información necesaria para la mejor gestión de cada asunto, ganando tiempo útil y haciendo tu trabajo más agradable.

3. MANTÉN A TU CLIENTE INFORMADO.

Recordemos que nuestros clientes son nuestro pilar. Sin ellos no somos nada y por tanto hay que cuidarlos.

El trato con el cliente dependerá mucho de la especialidad a la que te dediques, pero sí que hay que tener en cuenta unas nociones básicas fundamentales y generales para cualquier materia.

Si una persona te elige para que le ayudes con un problema o para que le resuelvas alguna consulta es porque confía en ti, por tanto, lo único que has de hacer es no perder la confianza de tu cliente, en eso se basa la relación abogado-cliente.

Es fundamental que exista una buena comunicación y para eso hay que estar disponible y accesible. Trata de abrir diferentes vías de comunicación, además de la presencial y la telefónica, que son las que más tiempo nos ocupa, mantén contacto por correo electrónico, pero también por Whatsapp, que te permite tener un registro de toda la conversación, facilidad para ver documentación y una comunicación rápida y fluida, y acostumbrate a las videollamadas, bien sea a través del móvil o del ordenador. Consigue una plataforma sencilla y donde poder compartir pantalla para mantener reuniones con tus clientes sin necesidad de desplazamientos ni pérdida de tiempo. Muchos clientes lo agradecerán y piensa que todo lo que hagas tú y no haga la competencia es un valor añadido.

El cliente necesita sentirse informado, ha dejado el asunto en tus manos y a partir de ese momento depende de ti. Lo mejor que puedes hacer es mantener un contacto continuo. Déjale claro desde el primer momento que está en buenas manos y que va a estar plenamente informado de todo, muéstrate comprometido, empatiza y marca tú los plazos de contacto, teniendo en cuenta según cada caso el grado de información que se deba tener. De esta manera el cliente se quedará tranquilo al sentirse informado según lo acordado y evitarás multitud de llamadas e interrupciones que te impiden trabajar.

Te recomiendo que cumplas con los plazos fijados y dediques un tiempo, bien sea diario, semanal o mensual, a repasar todos los contactos de clientes. Aunque no haya nada nuevo que contar, simplemente infórmale de que no hay novedades, no esperes que te pregunte él por su asunto, así tu cliente siempre se sentirá atendido. No podemos perder clientes por no haberles informado, es un esfuerzo que merece la pena.

Si a un cliente le has dicho: “te envío el documento mañana” debes hacer todo lo posible para enviárselo según lo prometido y, si no puedes enviárselo le contactas para decírselo. No te comprometas a plazos que no puedes cumplir.

4. ESTABLECE UN HORARIO

Una de las grandes ventajas que supone ser abogado autónomo es la libertad de horario, pero te recomiendo que dentro de esa libertad fijes un horario con el que te sientas cómodo.

Es importante que tu mente se habitúe a una rutina en el trabajo, no conviene estar pensando el mismo día lo que vas a hacer, perderías tiempo y seguramente tu trabajo sea menos gratificante e ineficiente.

Lo ideal es trabajar por objetivos, fíjate tus propios objetivos de manera semanal y distribuye tus tareas entre todos los días de la semana, márcate un horario para cada una de las tareas y al final del día te irás contento a casa con la sensación del trabajo bien hecho y sin cosas pendientes.

Algunos consejos para cumplir con ese horario, es dividirlo por materias, en franjas que no superen las dos horas sobre el mismo asunto, descansando cada 30-45 minutos. Hay que oxigenar la mente y si tienes compañeros relacionarte con ellos, siempre pueden aportar ideas o echarte un cable.

No estés pendiente del móvil cuando tengas que hacer un trabajo que requiera mayor concentración.

Revisa el mail solo tres veces al día, una por la mañana, otra a mitad mañana y otra por la tarde.

Comienza el día realizando las tareas que más esfuerzo supongan, una vez hayas acabado lo más costoso, todo lo demás te parecerá asumible.

No hay que ser extremadamente exigente con uno mismo a la hora de marcarse los objetivos diarios para evitar la sensación de fracaso o estrés, pero tampoco ser demasiado laxo y acomodarse.

Es conveniente dedicar tiempo, además de la gestión de los asuntos, también a la formación y al análisis de la situación del despacho. Debemos tener controlado en todo momento los aspectos económicos para asegurarnos que vamos por el buen camino, y seguir fijando nuevos objetivos.