Conecta con nosotros

MONTAR UN DESPACHO DE ABOGADOS

13 Cuestiones que debes conocer sobre Gestión del tiempo y Agenda (si eres Abogado)

todojuristas

Publicado

en

El reloj y la agenda, ya sean en soporte físico o electrónico, son dos elementos fundamentales en el quehacer diario de un Abogado, ya que siempre tiene plazos que cumplir, clientes a los que atender, vistas que celebrar, escritos que presentar, trámites administrativos que realizar… En definitiva, un cúmulo de tareas que pueden llevar al Abogado a una situación de agobio y estrés constantes si no existe una adecuada organización.

Para evitar caer en el caos y perder la concentración, es recomendable diseñar rutinas y métodos de trabajo que permitan gestionar el tiempo, ya que, así, se gana eficiencia, mejora la comunicación con el cliente y aumenta la satisfacción personal con el trabajo realizado, con independencia de que el resultado final sea o no el esperado, pues, recordemos, la labor de un Abogado es una obligación de medios, pero no de resultado.

Una buena gestión del tiempo y de la agenda en un despacho de abogados puede transformarse en la clave del éxito o en el fracaso. La planificación resulta fundamental para realizar las tareas pendientes con la mayor eficacia posible y, aunque cada Abogado o cada despacho puede gestionar el tiempo de la forma que considere oportuna, existen una serie de consejos que pueden servir de base para aprender a gestionar el tiempo y la agenda.

ESCRIBIR LAS TAREAS PENDIENTES

En muchas ocasiones, el Abogado repasa mentalmente todas aquellas tareas que le quedan por hacer, entrando en una situación de agobio, ahogo e incluso miedo a no poder finalizar todos los trabajos a tiempo.

banner

Sin embargo, los expertos aconsejan poner por escrito todas y cada una de las tareas pendientes. Esto ayuda, no solo a visualizar cuántas son, sino también a percibir la posible complejidad de cada una y a organizarlas de tal manera que seamos más eficientes en su desarrollo.

FRACCIONAMIENTO DEL TIEMPO

Entre los consejos que se recomienda seguir para lograr una buena gestión de nuestro tiempo y nuestra agenda como abogados, se encuentra el de fraccionar el tiempo.

Consiste en establecer tramos horarios para realizar en cada uno de ellos aquellas tareas que tengan la misma o similar naturaleza, de manera que se consiga un aprovechamiento efectivo del tiempo y no se dificulte la realización de otras tareas.

Por ejemplo, si un Abogado tiene pendiente realizar varias gestiones fuera del despacho, es conveniente que aproveche un día de la semana (ya sea en horario de mañana o de tarde, según las gestiones a realizar, o en ambos horarios) para realizarlos, porque de lo contrario, no solo perderá varios días de la semana para hacer esas gestiones, sino que, además, restará tiempo que puede dedicar a otras tareas.

Asimismo, el Abogado puede fijar uno o dos días a la semana para recibir a los clientes. De esta forma, el resto de la semana puede dedicarse a realizar gestiones, redactar y presentar escritos, preparar juicios…, mientras que el hecho de recibir cada día a un cliente o en espacios de tiempo entre los que no existe mucha distancia al final se traduce en constantes interrupciones a las demás labores que esté realizado el Abogado.

Todos hemos escuchado alguna vez eso de que “el que mucho abarca, poco aprieta”, y no hay mejor oportunidad para aplicarlo. Si queremos realizar muchas y muy distintas tareas en una misma jornada, es muy probable que no consigamos finalizarlas todas o que no estemos satisfechos con el resultado.

PLANIFICACIÓN

Cuando se habla de planificar, automáticamente muchas veces surge la idea de perder el tiempo en determinar qué hacer el día siguiente. Sin embargo, la planificación no implica pérdida de tiempo, sino que ayuda a ganarlo.

Establecer de manera objetiva, realista y ordenada las tareas que quedan por realizar y cuándo nos vamos a ocupar de ellas es un gran aliciente para ponernos a trabajar en ellas, ya que fijaremos un número de tareas asequible para desarrollar durante la jornada, sin saturarnos ni, al contrario, quedarnos de brazos cruzados por no tener nada que hacer.

A la hora de planificar las tareas pendientes y el tiempo que debemos dedicar a cada una de ellas, es necesario tener en cuenta los posibles imprevistos o interrupciones que puedan surgir, es decir, siempre debemos establecer un margen de tiempo que nos permita cumplir los objetivos marcados.

Asimismo, es aconsejable planificar como primeros puntos del día las tareas más importantes y difíciles o que nos resulten más aburridas y reservar el final del día para aquellas tareas que nos resulten más sencillas o más amenas.

ORGANIZACIÓN

Aunque parezca una nimiedad, la limpieza de nuestro despacho tiene un gran impacto en nuestra manera de afrontar el día desde el momento en que abrimos la puerta. Si tenemos expedientes repartidos por toda la mesa, es probable que la sensación de agobio o de pereza se apodere de nosotros.

Por otro lado, es fundamental organizar los asuntos de mayor a menor importancia o urgencia, de tal manera que otorguemos prioridad a aquellos casos que no puedan esperar frente a aquellos en los que el tiempo no apremia.

Dentro de la organización, debe establecerse también el tiempo necesario de descanso. Se considera que a partir de los 45 minutos de trabajo efectivo, la persona pierde efectividad, por lo que es recomendable hacer un descanso de 5 o 10 minutos, en el que realmente despejemos la mente respecto de la tarea que tenemos entre manos.

DESCONEXIÓN

Actualmente, un Abogado, como tantos otros profesionales, “vive pegado al teléfono y al ordenador”, atendiendo llamadas constantemente; enviando y recibiendo correos; redactando escritos; presentando escritos a través de LexNet; y un largo etcétera.

En muchas ocasiones, el teléfono personal y el teléfono de trabajo es el mismo, lo que implica, no solo que para el Abogado sea difícil desconectar del trabajo unas horas al día ya que siempre existen clientes que requieren al Abogado en horas intempestivas, sino que, al cabo del día, pasa muchas horas utilizando el teléfono móvil, pues también hay que contar el tiempo que el Abogado dedica para su vida personal (revisando las redes sociales, chateando con amigos y familiares, leyendo noticias…).

Para evitar una “sobrecarga electrónica”, puede ser conveniente utilizar gestores de tiempo, aunque suene paradójico (pues al final éstos adoptarán la forma de aplicaciones móviles o de reloj inteligente), ya que analizan el tiempo invertido en las nuevas tecnologías e incluso pueden alarmarnos de situaciones en las que abusamos de las mismas o en las que se convierte, en el peor de los casos, en una adicción.

NO HACER DOS COSAS A LA VEZ

Es fundamental que el Abogado ponga los cinco sentidos en la tarea que está realizando en cada momento (nada de multitarea), ya que solo así puede llevarla a cabo con la máxima concentración y rendimiento.

No son pocas las ocasiones que un Abogado contesta una llamada de teléfono mientras está redactando un escrito, sin importar el alto nivel de concentración que tenía, o que responde un email mientras está pendiente de anotar una visita en la agenda.

Parece sencillo dedicarse plenamente a una sola tarea al mismo tiempo, pero la práctica demuestra que no lo es tanto. Sin embargo, el hecho de hacer dos cosas a la vez puede hacernos cometer errores que, de otra forma, no habrían pasado inadvertidos.

PEDIR AYUDA

Cuando a un Abogado se le plantea un asunto que reviste gran complejidad o que quizás no es de una materia que él domine, es posible que se bloquee intentando encontrar la solución al mismo o redactando el escrito principal del procedimiento.

En estos casos, el Abogado debe aprender a desechar la idea de empeñarse en encontrar una solución a toda costa, en ese lugar y en ese momento, ya que el bloqueo solamente va a llevarlo a una situación de agobio, entrando en bucle.

Lo ideal, además de tomarse un descanso para despejar la mente, es solicitar ayuda a un compañero, pues quizás éste te sugiera posibilidades o alternativas que quizás tú no eras capaz de visualizar por la situación de bloqueo en la que te encontrabas y que te permiten seguir avanzando.

APRENDER A DECIR NO

En el ejercicio de la Abogacía, es frecuente que un Abogado se sienta obligado o comprometido a aceptar un asunto, o que simplemente quiera aceptarlo por ser una fuente de ingresos.

Sin embargo, tan importante es aceptar como rechazar la defensa de un asunto; puede ocurrir que el Abogado esté saturado de trabajo y le propongan llevar un asunto al que tendrá que dedicar un tiempo que no tiene o que le propongan llevar un asunto sobre una materia de la que no conoce prácticamente nada.

En estos casos, es mejor no aceptar un trabajo al que no se le puedan dedicar el tiempo y los conocimientos necesarios, ya que lo contrario puede acarrear dar una mala imagen ante el cliente o descuidar otros asuntos.

No solamente tenemos que aprender a decir “no” a la hora de asumir o no un asunto, sino también a la hora de atender acontecimientos imprevistos que puedan retrasar toda la jornada. Por ejemplo, ante visitas inesperadas de clientes que supongan una interrupción en lo que estamos haciendo, lo mejor es pedirles que vuelvan en otro momento, especialmente si ese mismo día debemos atender a otros clientes que sí tenían programada su cita.

DEDICAR UNOS MINUTOS PARA REPASAR LA JORNADA DEL DÍA SIGUIENTE

Puede suceder que a lo largo del día el Abogado haya estado tan involucrado en las tareas programadas para ese día que se haya olvidado por completo de una cita o de la presentación de un escrito previstas para el día siguiente.

Las consecuencias de un olvido de este tipo son nefastas: mala imagen con el cliente, posible transcurso de plazos sin que quepa la opción de volver atrás, etc., por no hablar incluso de la responsabilidad disciplinaria o de otro tipo que pudiera derivar para el Abogado.

Algo tan sencillo como dedicar unos minutos al finalizar la jornada para repasar las tareas que debemos realizar al día siguiente puede evitar situaciones de agobio y de estrés o quebraderos de cabeza.

CONOCER TU HORARIO DE PRODUCTIVIDAD

No todo el mundo rinde mejor por la mañana o por la noche; depende de cada persona y de sus hábitos. Por ello, es imprescindible que aprendamos a conocer en qué momento del día somos más productivos para aprovecharlo al máximo y sacar el mayor partido a nuestro trabajo.

ACTUALIZACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE TRABAJO

Tradicionalmente, el ejercicio de la abogacía era artesanal, en el sentido de que los Abogados realizaban su trabajo con papel y bolígrafo, ayudándose de Códigos y manuales en soporte físico.

Sin embargo, actualmente, contamos con importantes avances tecnológicos aplicables también al mundo jurídico. Entre otros recursos, existen programas de automatización de documentos o de gestión del despacho que pueden reducir los costes materiales y personales en la realización de nuestro quehacer diario.

No pueden verse las nuevas tecnologías como un enemigo, sino como un aliado con el que ahorrar costes y sacar el máximo partido a nuestra jornada de trabajo.

REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LOS PROGRESOS

De nada sirve aplicar todos los consejos anteriores si no nos paramos a reflexionar acerca de si hemos cumplido nuestros objetivos, si estamos satisfechos con el trabajo realizado y cuáles son aquellos aspectos en los que debemos mejorar.

Se recomienda realizar este seguimiento con una periodicidad diaria cuando estemos empezando a aplicar métodos de gestión del tiempo y de la agenda, si bien dicha periodicidad podrá ser semanal o incluso mensual según vaya pasando el tiempo y observemos buenos resultados.

A la hora de evaluar los progresos, los retrasos y los puntos muertos, es fundamental hacerlo de una manera objetiva y autocrítica, pues de nada sirve considerar que no hemos tenido errores o de que hemos cumplido todos los retos que nos habíamos propuesto si no ha sido así.

CONCILIACIÓN FAMILIAR Y PROFESIONAL

En último lugar, y no por ello menos importante, hay que tener en cuenta la conciliación familiar y profesional, tan reclamada por la sociedad para poder atender sus obligaciones laborales o profesionales sin tener que renunciar a disfrutar de su familia.

Seguir todos los consejos indicados anteriormente permite llevar a cabo la conciliación de la vida familiar y de la vida profesional, de tal manera que el hecho de fijar horas de entrada y salida del despacho y de establecer días de descanso supone poder dedicarnos tiempos a nosotros mismos y a nuestra familia, poder tener tiempo de ocio que nos recargue la energía para comenzar una nueva semana.

Artículos relacionados

Últimas entradas

WordPress PopUp Plugin